Fonctionnement d'eventcheckin

 Chargez la liste d’invités.

Créez une liste de vos visiteurs au format Excel. Les informations qui y figurent sont aussi les informations qui sont disponibles à l’accueil et dans les rapports ultérieurs. Il peut s’agir seulement de la société, du nom et du prénom, ou le service et un numéro de client enregistré dans le système CRM, ou encore la réservation pour le repas ou la table réservée peuvent aussi être indiqués. Le système s’actualise automatiquement en fonction des informations qui lui sont fournies.

Vous voulez aussi établir facilement la liste des invités ? Utilisez eventplus ou eventsite pour obtenir une liste établie de façon professionnelle.

 Configurez les écrans en fonction des informations chargées.

Spécifiez les champs que vous voulez consulter, les informations que vous voulez afficher sur l’écran détaillé et les informations que vous voulez enregistrer pour les invités imprévus. 

 Synchronisez les tablettes et/ou les Smartphones.

Démarrez l’application et laissez les données se synchroniser. À présent, tout est prêt pour commencer à accueillir les visiteurs. S’il y a une connexion Internet (wi-fi, 3G, 4G),  les différents postes se synchroniseront et, dès que l’arrivée d’une personne est enregistrée sur la tablette B, cela s’affichera sur la tablette A. En cas de perte de la connexion, il est possible de continuer à travailler, mais les appareils ne se synchroniseront pas tant que la connexion n’est pas rétablie.

 Validez les visiteurs lors de l’accueil.

Identifiez les visiteurs en saisissant les premières lettres de leur société, de leur nom ou de leur prénom. Si des confirmations avec codes-barres ont été envoyées, les visiteurs peuvent aussi être enregistrés à l’arrivée avec un lecteur.

 Signalez les personnes qui étaient présentes ou celles qui ne se sont pas présentées.

Pendant et après l’événement, des statistiques sur le nombre de personnes présentes et de défections, ainsi qu’une liste détaillée des personnes présentes, absentes ou ajoutées sur place, sont disponibles.