Hoe werkt eventcheckin

 Laad de gastenlijst op

 Maak een Excel lijst aan van je bezoekers. De informatie die hierin staat is ook de informatie die beschikbaar is aan het onthaal en in de latere rapportering. Soms is dit enkel bedrijf, naam en voornaam, een andere keer ook het departement en een klantennummer uit het CRM systeem, nog een andere keer staat er ook bij welk eten gewenst is of aan welke tafel men zal zitten. Het systeem past zich automatisch aan volgens de informatie die gegeven wordt.

Het is perfect mogelijk om manuele lijsten of lijsten uit een ander registratiesysteem te gebruiken. Heb je nog geen oplossing om vlot gastenlijsten te maken? Gebruik eventplus of eventsite om dit professioneel te laten verlopen.

 Configureer de schermen op basis van de opgeladen informatie

Leg vast op welke velden je wil zoeken, welke informatie je wil zien op het detail scherm en welke informatie je wil registreren voor onverwachte gasten.

 Synchroniseer tablets en/of smartphones

Start de applicatie op en laat de gegevens synchroniseren. Men is nu klaar om het onthaal te starten. Wanneer er internet verbinding is (wifi, 3G, 4G) zullen de verschillende posten met elkaar synchroniseren en ziet men op tablet A wanneer iemand op tablet B ingecheckt is. Mocht de verbinding uitvallen dan kan men verder blijven werken maar de toestellen zullen niet synchroniseren tot er terug verbinding is.

 Valideer bezoekers bij het onthaal

Identificeer bezoekers door de beginletters van hun bedrijf, naam of voornaam in te geven. Als er confirmaties met barcode gestuurd zijn kunnen ze ook met een scanner ingecheckt worden.

 Rapporteer wie aanwezig was of niet is komen opdagen

Tijdens het event en nadien beschikt men over statistieken van het aantal aanwezigen en no-shows alsook een gedetailleerde lijst van wie aanwezig,afwezig of ter plaatse toegevoegd is.